菜鳥救星Excel教學：解決產生序號時常見的問題

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文、菜鳥編

在Excel中依照數字的排序，使用「自動填滿」就可以滿足，相信一定難不倒你。

但如果今天我們資料共有5,000筆，你覺得用下拉的方式適合？

或者，今天需要分部門人員給予編號等特殊需求，用下拉填滿的方式就不見得是個明智的選擇。

當儲存格大小不同時，更是無法使用下拉填滿的，相信有經驗的應該都有過這經驗，這次就來分享大家最常見的序號狀況解決方式。

前提：

如果你對填滿功能還不是很清楚的話，不妨可以先參考先前介紹的「Excel教學：懂「填滿」，你能更有效率」。

一、生成大範圍數量的序號：

如前面提到的，當要產生1~5000的序號，總不能透過下拉填充方式慢慢的拖拉，這裡就需要透過「名稱方塊」來完成。

名稱方塊是什麼？就是在輸入方塊左方的區域。預設是顯示你當前儲存格的位置。

在名稱方塊中輸入「A1:A5000」，就可以快速的將A1至A5000的範圍選取。

接著在輸入方塊中打上「=ROW(A1)」，但可別急著按下Enter，這邊要用Ctrl+Enter方式，Ctrl+Enter主要用在連續或非連續的多個儲存格做一次性填滿。這樣一來，序號1~5000馬上就完成，是不是比用下拉填滿方式來的快呢？

二、特殊規則序號-按部門產生序號：

如下表，要在各部門前填入序號。

可以透過COUNTIF函數來產生對應的序號，在A2中打上「=COUNTIF(B$2:B2,B2)」

將滑鼠移至A2儲存格右下角，出現「+」符號後，雙擊滑鼠就會向下將有資料的自動填滿。

完成效果如下

三、特殊規則序號-按部門人員產生序號：

假如上面範例的資料改成下方的樣式，需要在人員後方填入序號又該怎麼處理？當然，可以把合併儲存格取消後填入部門資料，就會與「按部門產生序號」相同，但如果今天資料很多，可能這樣的方式就不是最好的解決方式。

解決方式只要在C2中輸入「=IF(A2<>””,1,C1+1)」,這邊的<>”” 的意思指儲存格中的值不等於""，也就是，它們不是空的。以行銷部來說，A2會被偵測到非空值，所以判斷式會回傳「1」：接著C3部分偵測A3時，就會因空值而進行C2+1，所以儲存格的值就會變成「2」。

四、特殊規則序號-合併儲存格的序號產生：

一開頭有提到，當資料中有不等大小的儲存格時，是無法透過下拉填滿的方式自動產生序號。

解決方式一樣透過函數來完成，要使用的為MAX這個函數。MAX會傳回一組數值中的最大值，如果引數中不包含數字，就會傳回0。透過下面的動畫應該就很容易理解。

接著就來解決儲存格不同大小的問題，先將要填充序號的儲存格選取起來，在A2中輸入「=MAX(A$1:A1)+1」，按下Ctrl+Enter就可以完成。稍作解釋一下，在A2中我們會獲得MAX(A$1:A1)回傳的0，加1後A2儲存格就是1了。而A6就會獲得MAX(A$1:A5)回傳的1，計算後會獲得2，以此類推就會完成排序了。

五、篩選後維持連續的排序：

下面的動畫我們可以看到，當透過篩選過後，排序就會錯亂。

解決方式就是使用SUBTOTAL 函數，這個函數可能比較陌生，先解釋一下，以這邊的範例來說，可以把SUBTOTAL函數的公式想成「=SUBTOTAL(Function_num , 範圍)」，Function_num可以想成是要使用的參數。

以下表來說，傳入的參數代表使用的函數與是否要統計被隱藏的值。例如參數為102就是使用COUNT函數來統計範圍的值，但排除被隱藏的範圍。

Function_num (包括隱藏的值)	Function_num (忽略隱藏的值)	函數
1	101	AVERAGE
2	102	COUNT
3	103	COUNTA
4	104	MAX
5	105	MIN
6	106	PRODUCT
7	107	STDEV
8	108	STDEVP
9	109	SUM